Das Veranstaltungstool dient zur automatisierten Verwaltung von Anmeldungen potentieller Teilnehmer für eine Veranstaltung.
Es vereinigt die Vorteile einer reinen Online-Erfassung der persönlichen Daten mit dem Komfort einer Formularanmeldung mit Unterschrift.
Unter dem Namen sechsachtel werden Projekte mit den Schwerpunkten Informatik und Musikinformatik von Harald G. Grohganz gebündelt und vorgestellt.
Das Veranstaltungstool ist ein Onlinedienst zur Verwaltung der Anmeldungen potentieller Teilnehmer für eine Veranstaltung.
Für Veranstalter: Hier kommen Sie direkt zum Administrationsbereich.
Die folgende Illustration zeigt den Ablauf einer Anmeldung aus Sicht des potentiellen Teilnehmers:
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| 1. Daten in Eingabemaske eingeben. | 2. Das Formular wird automatisch per E-Mail versandt. | 3. Ausfüllen des Formulars. | 4. Senden des ausgefüllten Formulars an den Veranstalter. | 5. Warten auf Teilnahme-Bestätigung. |
Wenn Sie eine Veranstaltung planen, bei der die Interessenten ein ausgefülltes und unterschriebenes Formular einreichen müssen, erweist sich die manuelle Erfassung der Teilnehmerdaten als langwieriger und fehleranfälliger Prozess. Dieser kann durch das sechsachtel-Veranstaltungstool problemlos automatisiert werden:
Hier werden die für die Veranstaltung relevanten Daten von den Personen selbst eingegeben. Dies minimiert Fehlerquellen und reduziert den Aufwand auf Seiten des Veranstalters signifikant. Im Anschluss erhalten die Interessenten per E-Mail ein automatisch erstelltes Faxformular zugesandt, mittels dessen für die Veranstaltung benötigte Unterschriften oder Stempel eingeholt werden. Dieses Formular wird dem Veranstalter brieflich oder per Fax zugesandt.
Für die Zuordnung der (digital erfassten) persönlichen Daten, zur dieser (analogen) Registrierung dient dem Veranstalter der auf jedem Formular aufgebrachte EAN13-Barcode. Dieser kann von jedem handelsüblichen Barcodescanner gelesen und an das Tool übergeben werden. Der Datensatz des Teilnehmers wird unmittelbar als freigeschaltet markiert.
Abschließend können die vom Benutzer eingegebenen Daten komfortabel als CSV-Datei exportiert werden, welche von allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen verstanden wird. So kann beispielsweise in der Kombination mit Microsoft Office™ ein Serienbrief an alle Teilnehmer buchstäblich mit wenigen Mausklicks realisiert werden.
Zur Zeit befindet sich das Tool noch in einer Beta-Phase. Die Verwaltung ist schon sehr komfortabel, allerdings gibt es noch viele kleine Baustellen, wo etwas noch schöner, noch flexibler oder noch einfacher gelöst werden könnte.
Nichtsdestoweniger können Sie das Tool gerne auf eigene Gefahr auch für Ihre Veranstaltung nutzen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte direkt an Dipl.-Math. Harald G. Grohganz .